我的工作邮件是否正在拖累我的职业发展？
乍一看，我的邮件礼貌又亲切，比如“我只是想确认一下截止时间”，还加上一句“没关系，完全理解”。
但仔细观察会发现，我的邮件中充斥着不必要的道歉、笑脸表情、感叹号，甚至还有亲吻符号。
我本意是想表现得友好和易于接近，但专家表示，这些语言习惯可能正在悄悄削弱我在职场上被认真对待的程度。
职业教练汉娜·索尔顿和礼仪专家威廉·汉森解释了为什么我们许多人会这样写邮件，以及这可能对我们如何被看待、甚至在晋升方面产生何种影响。
你的标点符号是否过于“热情”？
“非常感谢！”我在很多邮件中都这样回复过——我的标点似乎太过热情，但一个句号又显得太生硬。
汉娜表示，人们使用感叹号是为了表达“积极和热情”。
《实验社会心理学杂志》发表的一项最新研究发现，女性使用感叹号的频率是男性的三倍。
她认为，这很可能是因为“当女性直接表达时，往往比男性受到更严厉的评判，会被贴上‘专横’等带有性别偏见的负面标签”。
不过汉娜也警告说，虽然单个感叹号并无大碍，但长期累积的效果可能适得其反。“如果显得虚假，或像是在掩饰不安全感，就可能影响可信度。”
现实生活中你会亲吻对方吗？
书面沟通极易被误解，因此我们很多人会插入表情符号来传达温暖或幽默感。
但礼仪专家威廉·汉森警告说，这种做法可能适得其反。
“同一个表情符号对不同的人可能意味着不同的东西，甚至可能传递出完全意想不到的信息，”他说。
他建议：“最好还是依靠文字和扎实的语言能力。”
他认为表情符号可能带有“幼稚”的联想，让人觉得你更年轻、资历较浅、不够专业或缺乏责任感。
“我绝不会在工作邮件中使用表情符号，”他表示，“你可以在保持专业的同时依然显得友好。”
至于以“亲吻”作为结尾，他的观点很明确：“除非你在现实中真的会亲对方脸颊，否则永远不要在邮件末尾加吻。”
委婉表达可能削弱权威感
“只是确认一下你跟得上我说的内容，一切都说得通吧？”
汉娜指出，包含这类“确认式语气”的邮件可能带有自我贬低的倾向。长期下来，这种语调会潜移默化地影响他人对你的看法。
“作为管理者，要在被喜欢和被尊重之间找到平衡，确实很难。如果你不够直接，可能会给人留下能力较弱的印象，”她说。
“有时候，过于道歉或过分斟酌的表达方式，确实会让你显得影响力不足。”
“很多时候这是无意识的，”汉娜补充道，“没人会读完一封邮件就想‘哦，这个人对自己没信心’，但影响是微妙而持续的。”
“如果你总是以讨好他人的方式沟通，久而久之就会形成一种‘不够自信’或‘可能不太胜任’的印象。”
邮件中应该去掉哪些内容？
专家建议，以下几类表达可以考虑从邮件中剔除，以提升专业形象：
- 限定词，如“just”（“just checking”、“just wondering”）
- 预先道歉，如“抱歉打扰你”或“我知道你一定很忙，但是……”
- 确认式语句，如“这样说清楚吗？”、“希望没问题”或“没关系，完全理解”
- 感叹号
- 表情符号
- 亲吻符号或过于热情的结束语
汉娜和威廉都强调，这并不意味着要完全抹去专业沟通中的温度或个性。
“个人风格很重要，”汉娜说，“在工作中展现个性并不是坏事。你不应该觉得自己必须过滤掉所有表达，让文字变得毫无生气。”
但同时，也不应将某些词语和符号“当作被喜欢的工具”。
她建议，一个实用的方法是留意你收到的邮件，观察不同风格给你带来的感受——哪些听起来清晰、自信、令人安心，哪些则显得过度或多余。
汉娜还提到，AI工具也可以帮助审阅草稿，去除多余的填充词或限定词。